Mēs visi paļaujamies uz e-pastu tūlītējai sarakstei un pārliecībai, ka mūsu Amazon pakete faktiski ir ceļā. Bet ir droši teikt, ka, neskatoties uz visiem cildinošajiem ieguvumiem, e-pasta iesūtne var ātri pārvērsties par jūsu eksistenci. Pārblīvētas iesūtnes skats ir tūlītējs stress gandrīz visiem.

Regulāra e-pasta pārbaude ir ikdienas uzdevums, no kura nav iespējams izvairīties, un neatkarīgi no tā, cik centīgi jūs nospiežat “atbildēt visiem”, montāžas e-pasta iesūtnes pārvaldību ir vieglāk pateikt nekā izdarīt. Un, ja jūs esat mazāk centīgs - tāpat kā jūs, jūs esat vairāk pakļauts e-pasta ziņojumi krājas bez adreses - iespējams, ka nav iesūtnes organizācijas trūkuma (un trauksme par e-pasta parādsaistībām) kas ietekmē jūsu produktivitāti vairāk, nekā jūs saprotat. Par laimi ir izeja no haotiskās iesūtnes cauruma. Cenšoties labāk pārvaldīt savas nepaklausīgās iesūtnes, mēs izmantojām produktivitātes profesionāļus laika taupīšanas (lasīt: dzīvības glābšanas) e-pasta pārvaldības uzlaušanai, kas mūs tik daudz tuvinās šķietami nenotveramajai iesūtnes nullei.

SAISTĪTS : 6 lietas, kas ir kopīgas visiem efektīvajiem darba e-pastiem

Saistītie vienumi

1 Pārbaudiet e-pastu tikai 15 minūtes vienlaikus

Saskaņā ar produktivitātes ekspertu un uzņēmuma dibinātāju Inkwell Press , Tonija Daltone, jūs varat palielināt savu produktivitāti, īsi pārbaudot e-pastus, 15 minūšu pārrāvumi . 'Jūs būtu pārsteigts par to, cik daudz e-pastu jūs varat izlasīt un atbildēt uz tiem īsā laika posmā, pārbaudot iesūtni partijās,' viņa saka. 'Galvenais ir iestatīt taimeri, lai jūs zināt, kad ir pagājušas 15 minūtes un kad ir pienācis laiks pāriet uz citu darbu.'

kā atbrīvoties no draugiem reālajā dzīvē

divi Ieplānojiet e-pastu laika blokus

Tādā pašā veidā pierodiet ieplānot noteiktos laika blokus (15 ish minūtes) tikai e-pasta pārbaudei. Pastāvīga e-pasta ziņojumu lasīšana, kad tie nonāk jūsu iesūtnē, galu galā kavē produktivitāti. Profesijām, kurās pastāvīgai komunikācijai ir izšķiroša nozīme, grafika izveidošana var nebūt reāla. Bet, ja jūs ilgi un smagi aplūkojat savu darbu, var gadīties, ka ir iespējams noteikt e-pasta lasīšanas laiku, teiksim, ik pēc 60 vai 90 minūtēm. Iestatiet brīdinājumus savā kalendārā, līdz esat ierasts. Ja kādam patiešām ir jāsazinās ar jums, viņš jums atkal nosūtīs e-pastu, nosūtīt tiešu ziņu vai zvaniet. Ja tālrunī vājojat e-pasta ziņojumus, atzīmējiet tos, kuriem nepieciešama sekošana, kā nelasītus, lai neaizmirstu atbildēt vēlāk.

SAISTĪTĀS: Aizmirst laika vadību— Uzmanību Vadība ir labāks ceļš uz produktivitāti

3 Mērķtiecīgi izmantojiet mapi Melnraksti

Neļaujiet savai e-pasta kastītei kļūt par darāmo darbu sarakstu, kaut ko tādu, ko jūs strādājat no augšas uz leju, ”saka Čārlzs Duhigs, žurnālists un grāmatu pārdotākais Gudrāk, ātrāk, labāk . Tas ir vissliktākais iespējamo darbu saraksts, jo burtiski visi to var papildināt.

Izveidojiet pats savu e-pasta uzdevumu sarakstu, atverot tikai tos, kuriem nepieciešama jūsu uzmanība. Meklējiet svarīgus e-pasta ziņojumus, uz kuriem nepieciešama tūlītēja atbilde (piemēram, par prioritāriem projektiem vai no priekšnieka). un atveriet tikai šīs ziņas - vai nospiediet atbildi. Glabājiet atbildes logu datorā atvērtu vai melnrakstu atstājiet gaidošu melnrakstu mapē. Tur ir jūsu uzdevumu saraksts: šī atbilžu kaudze. Izmantojiet noteikto e-pasta laiku, lai rakstītu pārdomātas, pārliecinošas atbildes, nevis mēģiniet pārplēst lielāku daudzumu mazāk atbilstošu lietu. Tādā veidā jūsu mērķis var būt tukšas melnrakstu mapes izveidošana, nevis sākotnēji tukša iesūtne.

4 Saņemiet e-pastus partijās

Ja nevarat pārbaudīt katru reizi, kad dzirdat ping, vienkāršs veids, kā pārvaldīt iesūtnē pastāvīgo e-pasta aizsprostu (un novērst traucējošos faktorus), ir izmantot tādu rīku kā BatchedInbox Gmail spraudnis varētu ietaupīt jūs no pastāvīgas uzmanības novēršanas. Tas sagrupē jūsu e-pastus un sūta tos jums pa viļņiem, bet tikai precīzi pēc jūsu izvēlētā laika.

5 Nežēlīgi anulēt abonementu

Neadekvātu biļetenu un pārdošanas paziņojumu dzēšana pa vienam var radīt produktivitātes ilūziju, taču viena un tā paša nevēlamā pasta sūtīšana nedēļu pēc nedēļas tikai palielina e-pasta neefektivitāti. 'Saskaņā ar likumu visos biļetenos jāiekļauj abonēšanas saite,' saka Daltons. Atrodiet laiku, lai noklikšķinātu uz šīs saites, lai iesniegtu abonēšanas pieprasījumu. Tas ir 10 sekunžu ilgs ieguldījums, kas atmaksāsies tīrākas iesūtnes veidā. '

lētākā vieta, kur dabūt tualetes papīru

Daltons arī atzīmē, ka nav nepieciešams reģistrēties e-pasta abonēšanas lietotnes vai pakalpojuma abonēšanai, lai atbrīvotos no iesūtnes. 'Daudzas no šīm programmām faktiski pārdod jūsu e-pasta adresi citiem uzņēmumiem, lai tās turpinātu darboties,' viņa piebilst.

SAISTĪTĀS: Kā iztīrīt tālruni

6 Ieslēdziet priekšskatījuma funkciju

Izmantojiet e-pasta programmas priekšskatījuma funkciju, ja tāda ir (lielākā daļa no tām ir). Tas ļaus palūkoties ziņojuma pirmajās rindās atsevišķā logā, tāpēc jums tas nebūs pilnībā jāatver, lai to izlasītu, un jūs varat uzreiz izdzēst nevēlamo saturu. (Bonuss: Tas arī samazina jūsu izredzes atvērt ziņojumu ar pievienotu vīrusu.)

7 Pieskarieties vienumam E-pasts tikai vienreiz (un izmantojiet piecus D)

Daltons iesaka rīkoties, tiklīdz atverat ziņojumu, ņemot vērā 5 D: Dariet, deleģējiet, dzēsiet, atlikiet un norādiet. 'Ātri nosūtiet e-pastus, kuru darbība ir nepieciešama mazāk nekā divas minūtes, un deleģējiet tos, kuriem nepieciešama kāda cita rīcība,' viņa saka. Nekavējoties anulējiet un izdzēsiet ziņojumus, kuriem nav jāveic nekādas darbības, un atlikiet tos paziņojumus, kuru izpildei nepieciešamas vairāk nekā divas minūtes. Visbeidzot, e-pasta ziņojumus, kas satur atbilstošu informāciju, failējiet atsevišķā mapē, lai nākotnē tos varētu vieglāk atrast.

kā mainīt savas mājas smaržu

SAISTĪTĀS: 7 e-pasta etiķetes baušļi jāievēro visiem

8 Mapes ir jūsu draugs

Kad iesūtni izmantojat kā noklusējuma krātuvi, tā ātri kļūst par digitālo nevēlamo atvilktni, kas padara nepieciešamo nepieciešamo atrašanu, saka Pegijs Dankans , personīgās produktivitātes eksperts Atlantā. Jūs varat manuāli kārtot ziņojumus mapēs, bet vēl labāk - varat iestatīt automātiskos filtrus, kas ziņojumus novirza tieši uz vēlamo mapi. Piemēram, paziņojumi no Facebook var nonākt tieši mapē Social Media. Visi mārketinga komandas ziņojumi tiks tieši ievadīti jūsu Marketing Initiatives failā. (Gmail to dara automātiski, taču līdzīgu sistēmu varat iestatīt ar citiem e-pasta pakalpojumiem, piemēram, Microsoft Outlook.) Kad visi viena veida e-pasta ziņojumi, piemēram, biļeteni, ir sagrupēti savā mapē, varat atlasīt visus un izdzēst nevēlamos, izmantojot vienu klikšķi. Atrodiet automātisku e-pasta šķirošanas iestatījumu, kas jums un jūsu uzdevumiem ir piemērots, un pēc tam turieties pie tā.

9 Sagatavojiet konservētu atbildi

Ja saņemat vairākus ziņojumus, kuros ir līdzīgi pieprasījumi, Daltons iesaka izrakstīt noklusējuma konservētu atbildi, kuru ar katru e-pasta atbildi varat nedaudz pielāgot un personalizēt. 'Saglabājiet noklusējuma atbildi kā vienu no saviem e-pasta parakstiem, lai jūs varētu viegli automātiski aizpildīt savu e-pasta ziņojumu tekstu,' viņa saka. Ģēnijs, vai ne? (Vienkārši neaizmirstiet modificēt saņēmēju un apstākļus.)

SAISTĪTĀS: Kā faktiski paveikt lietas, kamēr strādājat mājās

10 Lai kārtotu pastu, izveidojiet aizstājvārda kontu

Daudzas e-pasta platformas (ieskaitot Gmail) ļauj izveidot aizstājvārdu kontus, kas visi tiek ievadīti vienā iesūtnē. 'Es izveidoju savus aizstājvārdu kontus, lai tos ievietotu vienā mapē,' Daltone stāsta par taktiku, kuru viņa izmanto rēķinu un citu būtisku finanšu dokumentu organizēšanai. 'Nodarbojos ar nevienu no šiem e-pastiem tikai piektdienas rītā, kad es veltu laiku, lai apsēstos un kārtotu visas manas finanses.'

klāt galdu vakariņu ballītei

vienpadsmit Tikko. Nevajag. Atbildēt.

Tur ir teikts. Šis padoms pārsniedz to, kas attiecas uz acīmredzamu nevēlamu pastu, un mēs acīmredzami neatbalstām jūsu priekšnieka spoku veidošanu. Mēs runājam par šo ziņojumu no jūsu kolēģa divus galdus uz leju. Duhigs apgalvo, ka bieži cilvēki uzdod jautājumus, kad, iespējams, paši var atrast atbildes. Un, ja es neatbildu, viņi meklēs šīs atbildes. Kā jūs īstenojat šāda veida domāšanu, nejūtoties nepieklājīgi? Uztraucoties vairāk par sevi un savu laiku, nevis citu laiku (ah!). Mantra, ko praktizēt: Nav iemesla, kāpēc man būtu jāatbild cilvēkiem vienkārši tāpēc, ka viņi man sūta e-pastu.

12 Pārdomājiet iesūtnes nulles sapni

Šī varbūt nav īstā gudrības pērle ikvienam - daudziem cilvēkiem ir kaut kas, kas intensīvi apmierina to, ka katru dienu jāpabeidz un jāsāk ar tīru iesūtni. Bet jums varbūt šī cerība ir nereāla un pat mazliet smacējoša. Reliģiski iztukšot iesūtni var godīgi iztērēt laiku (un varbūt tiešām par kaut ko citu), saka Duhigs. Dzēšana, dzēšana, dzēšana var būt apmierinoša vai šķiet produktīva, bet kāpēc gan uztraukties? Viņš uzdod jautājumu: vai jūs to darāt tāpēc, ka tas liek justies labi vai tāpēc, ka tas patiešām ir noderīgi? Un, ja tas nav noderīgi, varbūt jums nav nepieciešama tīra iesūtne - un varbūt jums vajadzētu pārtraukt to izmantot kā panākumu barometru.

SAISTĪTĀS: 8 ekspertu digitālās maldināšanas padomi, lai samazinātu ekrāna laiku