Neatkarīgi no tā, vai jūsu sarakste ir personiska vai profesionāla, mēs visi esam vainīgi, ka laiku pa laikam veicat e-pasta faux pas. (Ja vien jūs varētu izdzēst atmiņu par šī nepiemērotā e-pasta pārsūtīšanu nepareizai personai!) Nākamreiz, kad sastādīsit ziņojumu masām, izpildiet šos e-pasta etiķetes pavēles, lai izvairītos no krampjveida cienīgas kļūmes.

SAISTĪTĀS: Viss nepieciešamais (un nevajadzētu) iekļaut e-pastā ārpus biroja

Saistītie vienumi

1 Atbildiet visiem piesardzīgi

Neatbildiet visiem, ja vien katrai personai šajā izplatīšanas sarakstā nav jāzina, kas jums jāsaka, saka Aimee Symington, Finesse Worldwide izpilddirektore. Viņa iesaka pārskatīt sarakstā minētos vārdus un atbildēt tikai uz tiem, kuriem patiesībā nepieciešama jūsu atbilde. Tas var nozīmēt atbildi tikai sūtītājam vai trim no septiņiem saņēmējiem. Un, ja jūsu menedžeris vai kolēģis vēlas, lai jūs kaut ko nokopētu, ievērojiet viņas lūgumu.

Pārdomātas atbildes var ietaupīt citu laiku. Neatkarīgi no tā, vai tas notiek uzņēmējdarbības vai sociālo iemeslu dēļ, cilvēkus sāks kaitināt nenozīmīgu e-pasta ziņojumu plūsma, jo viņiem jāapstājas, lai tos atvērtu, saka Teksasas Protokola skolas dibinātāja Diāna Gotmane. Tāpēc padomājiet divreiz, pirms atbildat uz visiem ar Nevaru paveikt, nākamreiz, kad tiksit uzaicināts uz vēlām brokastīm.

divi Nekad neatstājiet tēmas rindiņu tukšu

Laba tēmas līnija palīdz adresātiem noteikt prioritāti e-pastam, saka Lizzie Post, Awesome Etiquette podcast līdzzinātāja. Lai ko jūs darītu, neatstājiet to tukšu. Izstrādājot priekšmeta līniju, padariet to konkrētu un kodolīgu, kā arī vērojiet pareizrakstību un gramatiku. Tā ir pirmā lieta, ko cilvēks pamana, saka Post.

SAISTĪTĀS: Organizējat savu darba dzīvi 5 vienkāršos soļos

Tā kā temata rindiņai jāatspoguļo e-pasta saturs, eksperti iesaka sarunas gaitā atjaunināt temata rindiņu. Izvairieties no tēmu rindiņām, kas varētu mazināt e-pasta ziņojuma steidzamību (domājiet: ātrs jautājums, lai norādītu uz lielu darba problēmu), vai kādam varētu palaist garām ziņojumu, kuru viņa uzskata, ka viņa jau ir izlasījusi, skaidro Gotsmens. Viņa iesaka sākt jaunu pavedienu, ja e-pasts ir noklīdis pārāk tālu no sākotnējā ziņojuma.

3 Atbildiet nekavējoties

Lai gan eksperti nevienojas par pareizu atbildes laiku uz e-pastiem, viņi piekrīt, ka gandrīz katrs e-pasts ir pelnījis atbildi. Ja pietiks ar vienkāršu atbildi (sapratu, paldies vai izklausās pēc laba plāna), mēģiniet atbildēt, tiklīdz esat izlasījis e-pastu.

Dažreiz e-pastam būs nepieciešama informācija, kuras apkopošana var ilgt vairākas dienas, taču tas nenozīmē, ka jūs drīkstat atstāt cilvēkus pakārt. Paziņojiet viņiem, ka esat saņēmis viņu e-pastu, un atgriezīsities, kad vien varēsit, saka Symington.

Neaizmirstiet izmantot automātiskās atbildes ziņojumu, ja ceļojat vai ceļojat ārpus biroja , viņa piebilst, tāpēc citi zina, ka viņiem nevajadzētu gaidīt atbildi.

4 Uz priekšu ar piesardzību

Pārliecinieties, vai pārsūtāt īstajiem cilvēkiem pareizo iemeslu dēļ, saka Post. Pirms pārsūtīšanas novērtējiet satura jutīgumu, ieskaitot visus pielikumus, kā arī vārdu un kontaktinformāciju visiem, kas saistīti ar ziņojumu. Daži cilvēki vēlētos, lai viņu kontaktinformācija paliktu privāta. Ja pavedienā ir pārāk daudz detalizētu diskusijas punktu, sāciet jaunu e-pastu.

SAISTĪTĀS: Kā rīkoties 5 ārkārtīgi kaitinošās kolēģu situācijās

5 Pastāsti kādam, vai viņa ir uzlauzta

Mēs visi esam bijuši tur. Vīruss pieņemas spēkā, un, pirms mēs to uzzinām, mēs vectēvu mēdzam nosūtīt ar saitēm, kas ikvienam liktu sarkt. Ja saņemat acīmredzami vīrusu, paziņojiet upurim, kurš, iespējams, nav noslēpums par notiekošo. Vienkārši sakiet: 'Es gribēju jums paziņot, ka tas notiek,' saka Simingtona. Tā ir jauka lieta.

6 Cieniet e-pasta vēstuli

Jums rūp, lai radītu labu iespaidu klātienē, tad kāpēc gan neizturēt savu e-pasta personu tādā pašā līmenī? E-pasts ir jūsu atspulgs, un tas jāraksta kā burts vairāk nekā teksts, vienlaikus paturot prātā īsumu, saka Symington. Pārbaudiet pareizrakstību, gramatiku un pieturzīmes. Visi vāciņi norāda, ka jūs kliegat, un visi mazie burti nozīmē, ka esat slinks. Pārāk daudz fontu, krāsu un smaidīgu seju var kairināt, viņa piebilst.

Esiet draudzīgs, nemēģinot pārspīlēt humoru. Kļūdieties piesardzīgi, pat ja jums ir humora izjūta, saka Gotsmens. Tonis pārāk bieži tiek sajaukts e-pastā, un jūs nevēlaties atdalīties kā neprofesionāls, jo kāds nesaņem jūsu joku.

7 Atcerieties: vakariņās nav e-pasta

Viena lieta ir, ja jūs ēdat neformālu maltīti kopā ar citu nozīmīgu cilvēku (un datuma nakts ir rīt), bet vakariņu ballītē absolūti nepārbaudiet e-pastu, saka Post. Kas attiecas uz sanāksmēm birojā, tas ir atkarīgs. Ja kolēģi sapulču laikā ienes tālruņus vai klēpjdatorus konferenču telpās, lai piekļūtu e-pastam, tad tas droši vien ir labi. Jāapzinās, ka uzņēmuma kultūrā e-pastam būs atšķirīga politika, viņa saka. Pārziniet e-pasta raksturu savā darbā, lai tas būtu piemērots.