KĀ RAKSTĪT EFEKTĪVUS E-PASTUS DARBĀ ĪSTS VIENKĀRŠS

Ja esat kādreiz saņēmis e-pasta ziņojumu no kolēģa ar pārāk izteiksmīgiem norādījumiem, neskaidriem pieprasījumiem vai veidā iekļaujot pārāk daudz nevajadzīgu adresātu, jūs zināt par efektīvas e-pasta saziņas nozīmi darbā. E-pasta ziņojumi, kas tiek sūtīti bez organizācijas vai domāšanas, faktiski var traucēt darbplūsmu, parasti kaitināt cilvēkus un izraisīt citādi izvairāmu komunikāciju.

Tātad, kā izveidot skaidru, efektīvu e-pastu, kas nodrošina pareizu līdzsvaru starp detalizētu un kodolīgu; tādu, kas skar visas vajadzīgās tēmas visiem pareizajiem iesaistītajiem cilvēkiem? Vispirms jums jāzina, kad kaut kas jānosūta pa e-pastu, atšķirībā no tiešā ziņojuma, personiska sapulce vai telefona zvans . E-pasts ir ideāls, lai nosūtītu garākus instrukciju sarakstus, reģistrētos projektā vai koplietotu failus. Saziņa pa e-pastu arī nodrošinās rakstisku ierakstu par visām svarīgām sarunām, uz kurām vēlāk būs jāatsaucas. Šeit ir sešas lietas, ko visi efektīvie e-pasta rakstītāji dara, pirms viņi nospiež “nosūtīt”.

1. Palieliniet tēmas rindiņu

Pirmkārt, vispirms vēlaties pielāgot tēmas rindiņu ziņai un / vai atbildei. Vai jūs rakstāt kādam, kurš pagājušajā nedēļā jums nosūtīja e-pastu? Nevelciet vecu, nesaistītu ziņojumu un nepieskarieties “Atbildēt” - jūsu saņēmējs aizmirsa tieši to, ko viņi jums rakstīja pirms nedēļas. Palīdziet viņiem orientēties un sastādiet atbildi ar jaunu temata rindiņu, kas atspoguļo vai nu jauno tēmu, vai arī jūsu atbildi uz viņu ziņojumu (teiksim, pamatinformācija par mūsu jaunāko klientu Džeinu Doe vai Norādījumi uz mūsu jauno māju Klīvlendā), saka Pegijs Dankans, personīgās produktivitātes eksperts Atlantā. Jums būs mazāka iespēja sajaukt adresātu, un jūsu ziņojumu vēlāk būs vieglāk atrast.

labākās Ziemassvētku dāvanu idejas sievai

Otrkārt, esiet konkrēts. Piemēram, šeit ir slikta / neskaidra tēmas rinda: Personāla sapulce. Tagad šeit ir labāks: lūdzu, atnesiet šo pielikumu līdz pulksten 14:00. Darbinieku sapulce. Iekļaujot datus, piemēram, nepieciešamo darbību vai informāciju par to, kur un kad, jūs palīdzat saņēmējam uzreiz novērtēt jūsu ziņojuma nozīmi, saka Marsa Egana, grāmatas autore Inbox Detox un e-pasta izcilības paradums (20 USD; amazon.com ). Tas viņiem palīdzēs arī atcerēties veikt nepieciešamo uzdevumu.

Vai neesat pārliecināts, kādam jābūt priekšmetam? Padomājiet par atslēgvārdiem, kurus izmantotu, ja e-pasts būtu jāatrod vēlāk, saka autors Niks Morgans Vai tu mani dzirdi? Kā sazināties ar cilvēkiem virtuālajā pasaulē (11 USD; amazon.com ).

2. Sniedziet detalizētas instrukcijas

Rakstisko norādījumu skaidrība var padarīt darba e-pastu efektīvu vai izjaukt to. Ja jūs piešķirat attiecīgus uzdevumus cilvēku grupai, sadaliet tos pa personām un izmantojiet aizzīmes, lai palīdzētu visiem precīzi zināt, ar ko jums nepieciešama palīdzība.

3. Rūpīgi izvēlieties adresātus

Uzrakstiet e-pastu pirms adresātu pievienošanas, saka Vanessa Van Edwards, grāmatas autore Piesaistiet zinātni par panākumiem ar cilvēkiem (12 USD; amazon.com ). Tas ne tikai novērsīs drausmīgu nejaušu sūtīšanu, bet arī ļaus pievienot adresātus, pamatojoties uz e-pasta saturu. Vai vēlaties izvairīties no šīm garajām daudzpersonu e-pasta ķēdēm? Ja jums ir nepieciešams, lai vairāki cilvēki kaut ko komentētu, piemēram, dokumentu, apsveriet iespēju izveidot koplietojamu failu (piemēram, Google Doc), kur visi var ierosināt izmaiņas vienā vietā, nesūtot tūkstoš e-pasta ziņojumu.

SAISTĪTĀS: Viss nepieciešamais (un nevajadzētu) iekļaut e-pastā ārpus biroja

4. Izgrieziet drenāžas valodu

E-pasts par snafu, kas jānosaka? Tā vietā, lai dzejoļotu par to, kas tas ir vilks vai kura vaina, koncentrējieties uz nepieciešama darbība lai novērstu problēmu. Piemēram, tā vietā, lai teiktu: “Klientam ir problēmas ar mūsu prezentāciju, un to būs grūti novērst,” mēģiniet: “Es labprāt vēlētos, lai jūs labotu kaut ko tādu, ko klients izsauca mūsu zvana laikā. Tas padarīs sniedzot negatīvas atsauksmes vai efektīvāk pieprasīt nepatīkamus uzdevumus pa e-pastu.

5. Iekļaujiet atbildēšanas instrukcijas

Pat tad, ja uz jūsu e-pastu nav nepieciešama atbilde (nākamajās divās stundās būšu pie ārsta vai arī ziņojumu varēsit iesniegt rīt, nevis šodien), daudzi cilvēki uzskata par pienākumu to apstiprināt ar Labi vai Paldies. Dodiet šiem cilvēkiem vieglu atpūtu. Ja nevēlaties dzirdēt atbildi, ziņojuma beigās iekļaujiet “Nav nepieciešama atbilde”, saka Dankans. Tas ietaupa laiku abos galos un neļauj bezjēdzīgiem e-pastiem pārblīvēt kastes. Tāpat nevilcinieties rakstīt Paldies jau iepriekš, kad kādam uzdodat jautājumu. Tas neļaus jums izjust kārdinājumu nosūtīt vienas rindas paldies, kad persona atbildēs.

6. Nekļūstiet pārāk personisks

E-pasts ir paredzēts faktiem, nevis jūtām, saka Ēgans. Tā kā digitālajā sarakstē trūkst balss locīšanas un ķermeņa valodas, dažus noskaņojumus - kā jūs jūtaties pret kolēģi, ko domājāt par sava kaimiņa partiju - var viegli nepareizi interpretēt. Ja vēlaties izvirzīt sensitīvu (vai mazāk nekā pozitīvu) jautājumu, tā vietā piezvaniet viņiem.