1. darbība: izmetiet verificētas kvītis un bankomātu čekus

Gandrīz visus jūsu finanšu dokumentus var iedalīt trīs kategorijās: ieraksti, kas jums jāglabā tikai par kalendāro gadu vai mazāk, dokumenti, kas jums jāsaglabā septiņus gadus (tipisks logs, kurā var pārbaudīt jūsu nodokļu deklarāciju), un papīri, uz kuriem jums vajadzētu pakārt bezgalīgi.

Piemēram, vai jums tiešām ir jāsaglabā visi šie bankomātu izņemšanas čeki? Nē. Kad esat pārbaudījis informāciju, kāda tā ir redzama jūsu tiešsaistes kontā vai ikmēneša izrakstā, varat izmest bankomāta kartīti. Tas pats attiecas uz depozīta čekiem un kredītkaršu kvītīm. Neglabājiet pārdošanas kvītis par nelieliem pirkumiem pēc tam, kad preci esat pāris reizes apmierinoši izmantojis vai garantija ir beigusies. Saglabājiet kvītis par lielākajiem pirkumiem (jebkura prece, kuras aizstāšanas izmaksas pārsniedz jūsu māju īpašnieku vai īrnieku apdrošināšanas pašrisku).

Neilgi pēc kalendārā gada beigām jūs, iespējams, varēsiet izmest (vai, drošāk, sasmalcināt) virkni papildu papīru, ieskaitot algas čekus, ikmēneša kredītkaršu un hipotēku izrakstus, komunālos maksājumus (ja tie nav nepieciešami uzņēmējdarbības atskaitījumiem) un brokeru un kopfondu uzņēmumu mēneša vai ceturkšņa pārskati par iepriekšējo gadu.

'Parasti visa gada darbība ir detalizēti uzskaitīta jūsu pēdējā gada beigās sagatavotajā paziņojumā, padarot visus pārējos paziņojumus liekus,' saka Eds Slots, CPA Rokvilas centrā, Ņujorkā. Piemēram, jūsu pēdējais atalgojuma maksājums un W-2 veidlapa dokumentē visus jūsu gada ieņēmumus, ja strādājat kādam citam; ja jūs esat pašnodarbināts, jūsu 1099 veidlapas dara to pašu jūsu vietā. Līdzīgi lielākā daļa ieguldījumu sabiedrību un daži kredītkaršu izsniedzēji janvārī izsūta visaptverošus pārskatus. 'Saglabājiet ikmēneša atjauninājumus, līdz tos saskaņojat ar gada beigu kopsavilkumiem,' saka Slots.

2. solis: Pielieciet galīgos paziņojumus līdz septiņiem gadiem

Tomēr jums būs jāglabā šie pēdējie kredītkaršu pārskati kopā ar W-2 un 1099 vismaz trīs gadus un, vēlams, septiņus gadus. Iekšējo ieņēmumu dienestam ir trīs gadi no dienas, kad iesniedzat nodokļu deklarāciju, lai pārbaudītu, vai tajā nav kļūdu, un sešu gadu laikā jāveic revīzija, ja ir pamats aizdomām, ka jūsu bruto ienākumi nav norādīti par 25 procentiem vai vairāk. (Nevienam, kurš apzināti izdarījis krāpšanu, nav noilguma.) Patiešām, jums būs jāsaglabā visi dokumenti, kas atbalsta jūsu atgriešanos, līdz šī revīzijas loga aizvēršana. Starp papildu dokumentiem, kas jums jāsaglabā: anulēti čeki un kvītis par visiem atskaitāmajiem uzņēmējdarbības izdevumiem (piemēram, par izklaidi, mājas biroja aprīkojumu un profesionālajām nodevām), pensijas konta iemaksas, labdarības ziedojumi, bērnu aprūpes rēķini, ārpus -kabatas medicīnas izdevumi, uzturlīdzekļi, hipotēkas procenti un īpašuma nodokļa maksājumi.

Ja vien jūs apzināti neesat iesniedzis nepatiesu deklarāciju, pēc trim līdz septiņiem gadiem varat izmest šos apliecinošos dokumentus atkarībā no tā, cik vienkārša ir jūsu nodokļu situācija.

Bet neizmetiet faktiskās nodokļu deklarācijas vai ieguldījumu kontu kopsavilkumus gada beigās pat tad, ja revīzijas iespējas ir pazudušas. Šie dokumenti neaizņem daudz vietas un var būt ļoti noderīgi nākotnes finanšu plānošanai.

Apdrošināšanas nolūkos jūs arī vēlaties saglabāt kvītis par lielākajiem pirkumiem un kvītis, kas parāda, cik daudz esat bezgalīgi samaksājis par mājas uzlabošanu, gan lai apmierinātu potenciālos pircējus, gan lai samazinātu iespējamos kapitāla pieauguma nodokļus, pārdodot savu māju. Ir ārkārtīgi svarīgi saglabāt apstiprinājuma lapas, kurās redzami saņēmēju apzīmējumi un akciju, kopfondu un visu citu jūsu turēto ieguldījumu pirkuma cena; pakavieties pie šiem ierakstiem uz nenoteiktu laiku, jo kādu dienu, saka Slots, 'jums vai jūsu mantiniekiem būs precīzi jāzina, cik daudz jūs maksājāt, lai noteiktu peļņu no ieguldījumiem nodokļu vajadzībām.

3. solis: dodiet saviem dokumentiem mājas

Ja jums ir rezerves telpa vai stūris, kuru varat noteikt par vietu, kur nodarbojaties ar papīriem, lieliski; ja nē, derēs atvilktne, skapis vai skapis, kur var glabāt rēķinus un aktuālos ierakstus, kas atrodas netālu no galda, uz kura var rakstīt čekus. Kas attiecas uz izejmateriāliem, papīru iesniegšanai noderēs mapes vai manilas aploksnes, tāpat kā dokumentu skapis vai kartona kaste ierakstu glabāšanai.

Glabājiet savu testamentu, dzimšanas un laulības apliecības, apdrošināšanas polises, īpašuma dokumentus un citus pastāvīgus ierakstus drošā, bet pieejamā vietā netālu no citiem jūsu finanšu dokumentiem, lai jūs un jūsu mantinieki vienmēr varētu pie tiem ātri nokļūt, ja viņiem tas nepieciešams. .

4. solis: Esiet sistemātisks

Ir plāns visa papīra apstrādei. Izvēlieties vietu, kur ievietosiet rēķinus, teiksim, manilas aploksni, atvilktni vai plastmasas kastīti vai šķirotāju, un iemetiet katru aploksni, kad tā pienāk pa pastu. Tad, apsēžoties, lai apmaksātu rēķinus, visi nepieciešamie dokumenti būs vienā vietā.

Tagad šeit ir atslēga: Kad esat apmaksājis rēķinu vai pārbaudījis izrakstu, nekavējoties iesniedziet to. 'Jūsu mērķim jābūt pēc iespējas retāk pieskarties papīra gabalam, nevis sajaukt to no kaudzes uz kaudzi,' saka Paula Bojere Kenedija, finanšu plānotāja Erneap & Young Mineapoles birojā. 'Ja pēc samaksas jūs ievietosiet rēķinu atpakaļ atvilktnē, tas atradīs draugus, un viņi pārosies un radīs pēcnācējus. Drīz jums būs īsts metiens. '

Atkal, viss, kas jums nepieciešams, ir ļoti elementāra reģistrācijas sistēma. Visvienkāršākā metode ir iemest visu, kas saistīts ar nodokļiem, vienā tvertnē, tiklīdz to esat izdarījis ― derēs atvilktne, kartotēka, papīra akordeona fails vai pat kurpju kaste. Tādā veidā, kad būsiet gatavs aizpildīt nodokļu deklarāciju, visi vajadzīgie dokumenti jums būs pa rokai. Varat arī sākumā izveidot nedaudz organizētāku sistēmu ar atsevišķām failu mapēm galvenajām dzīves kategorijām. Jūs, piemēram, varat iezīmēt savas mapes pēc konta veida (kredītkaršu pārskati, starpniecības izraksti, komunālie maksājumi utt.) Vai pēc nodokļu kategorijas (atskaitāmi uzņēmējdarbības izdevumi, labdarības iemaksas utt.) Vai pēc finanšu mērķa ( mājoklis, pensionēšanās, koledžas fonds utt.). Sākotnēji tas var aizņemt vairāk laika, taču ilgtermiņā tas ietaupīs laiku.

5. darbība. Pārvariet uzkrājumu

Kad esat izveidojis sistēmu, jums joprojām ir jātiek galā ar visām jau uzkrātajām pāļiem. Tā vietā, lai sāktu masveida reorganizāciju, sāciet kārtot vienlaikus nelielu kaudzīti. Jūs varat atvēlēt pusstundu dienā, lai izsijātu vecos papīrus, iespējams, skatoties ziņas vai klausoties mūziku.

Jūs būsiet pārsteigts par atšķirību, ko piešķir neliela organizācija. 'Cilvēki neapzinās, cik daudz viņi maksā, ja viņu finanšu dokumenti ir nesakārtoti - šeit ir novēlota kredītkartes maksa, tur zaudēts nodokļu atskaitījums,' stāsta Sinsinati profesionāla organizatore Stefānija Dentona. Tomēr vēl lielāki var būt garīgie un finansiālie ieguvumi ilgtermiņā. Kad esat sakārtots, 'jūs varat koncentrēt savu garīgo enerģiju uz patiešām svarīgām lietām, piemēram, ieguldījumiem un finanšu mērķiem,' saka Terijs Savidžs, grāmatas autors Mežonīgā patiesība par naudu ( amazon.com ). 'Finanšu dokumentu sakārtošana mierīgā kārtā maksā lielas dividendes.'